Helpdesk Ticket System – Virtual Mail Assistant

Verarbeiten Sie große Emailmengen Ihrer Kunden in kurzen Reaktionszeiten.

Virtual Mail Assistant

Als IT-Systemhaus stehen Sie vor der Herausforderung, große E-Mail Mengen Ihrer Kunden zu verarbeiten und oft innerhalb kurzer Zeit zu reagieren.
Glücklicherweise gibt es Helpdesk Ticket Systeme, die Sie optimal bei der E-Mail Kommunikation unterstützen und Aufgaben automatisiert abnehmen.

Unser Helpdesk Ticket System „Virtual Mail Assistant“ unterstützt Sie genau bei diesem Prozess. Im Baukastenprinzip stellen Sie eigene Workflows zusammen. So können Sie jede eingehende E-Mail aus einem definierten Postfach und Ordner anhand unterschiedlichster Bedingungen automatisieren. Das erspart Zeit und Arbeit, sodass Sie sich auf anderen Prozesse konzentrieren können.

Zudem lässt sich der VMA einfach in Ihre bestehenden Arbeitsprozesse integrieren, damit wird auf einfache Weise erreicht, dass eingehende Anforderungen nicht ‚untergehen‘ und unmittelbar auch von Ihren Mitarbeitern bearbeitet werden können.

Start

Workflow

Variabeln

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Screen VMA

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Virtual Mail Assistant Workflow

Die Automatisierung von Helpdesk Ticket Workflows funktioniert Schritt für Schritt über einen grafischen Prozess:

  • Aufbau des Workflows: Via Drag & Drop ziehen Sie einzelne Elemente aus dem Baukasten in ein Grafikfeld. Die Elemente verknüpfen Sie dann mit verschiedenen Wenn-Dann-Abläufen. So können Sie beispielsweise eingehenden E-Mails darauf überprüfen, ob der Absender eine bestimmte Vertragsart hat oder Neukunde ist.
  • Wenn-Dann-Abläufe einstellen: Ausgehend davon, ob die Bedingung erfüllt wurde oder nicht, stellen Sie jeweils passende Folgen und Verknüpfungen ein. Beim Eingang einer Serviceanfrage erzeugt der Virtual Mail Assistant so zum Beispiel automatisch ein Ticket und sendet eine personalisierte E-Mail-Antwort zurück.
  • Prüfung & Simulation: Wenn der Workflow fertiggestellt ist, überprüfen Sie diesen in der Vorschau und simulieren den Eingang einer E-Mail.
  • Live-Schaltung: Funktioniert der Workflow korrekt, kann er mit einem Klick direkt ausgeführt werden. Ab diesem Zeitpunkt greift dann der automatisierte Help Desk Ticket Workflow für alle E-Mails, die auf die hinterlegte Bedingung zutreffen.

Die Vorteile unseres Helpdesk Ticketsystems Virtual Mail Assistant

  • Workflowbasierende Technik für Support-Emails
  • Analysiert automatisch ein oder mehrere Exchange-Mail-Accounts
  • Erstellt eigenständig Helpdesk-Tickets
  • Benachrichtigt verantwortliche Personen
  • Erzeugt automatische Eingangsbestätigungs-Mails an Ihre Kunden
  • Drag-and-Drop-Technik (grafischer Editor)
  • Einfache Konfiguration des Workflows durch